El archivo físico del colegio universitario U.T.N, anexo a la Facultad de Educación Ciencia y Tecnología y su incidencia en la atención al cliente, propuesta alternativa

Abstract

El presente trabajo de investigación se refiere a conocer la forma de manejo del archivo físico del Colegio Universitario “UTN”¸ esto es determinar si la documentación existente llámese actas, matrículas, promociones, entre otros, se conservan de manera física y/o digital y en qué ambientes se conserva dicha documentación para salvaguardar la seguridad y sobre todo que no se deteriore la misma, que con el pasar del tiempo y por el uso tienden a destruirse. Los objetivos principales por los cuales se decidió realizar este estudio fueron: realizar un diagnóstico situacional sobre el manejo del archivo estudiantil. Elaborar la fundamentación teórico-científica, para sustentar el problema sobre el proceso de digitalización del archivo, digitalizar el archivo del Colegio Universitario “UTN” y socializar la propuesta de investigación. El trabajo investigativo se lo desarrolló en las instalaciones del Establecimiento Educativo antes mencionado, durante el periodo lectivo 2013 – 2014. El tipo de investigación que se realizó fue de carácter descriptivo, utilizando los métodos inductivo, deductivo, analítico y sintético¸ así como también las técnicas de observación y la encuesta. Los principales hallazgos a los que se llegó una vez realizada la investigación fueron los siguientes: que a pesar de que la atención a los usuarios es muy buena, los trámites son un poco demorosos por cuanto la documentación que requiere la comunidad educativa se la conserva en libros que en su gran mayoría están deteriorados y para encontrar algún documento, el personal a su cargo debe tardarse demasiado tiempo; además el espacio físico donde se encuentran estos documentos es muy reducido, no existe un formato en magnético que permita la conservación de los mismos, por otra parte es prioritario la capacitación al personal administrativo en lo referente al manejo de TICs indispensables para proporcionar una mejor atención al cliente. Por el incremento de la población estudiantil que ha tenido los últimos años el Colegio, se hace necesario el incremento de personal administrativo. Se recomienda clasificar la documentación adecuadamente, recuperar y ordenar escaneando los archivos e ingresando al sistema informático (Digitalización), para reducir los tiempos de atención y conseguir la excelencia, ya que esos son los postulados de la Universidad, lo cual es un indicador positivo para la acreditación.