Gestión documental en el archivo central, para fortalecer un plan de mejoras de la Universidad Técnica del Norte en el periodo 2018-2019

Abstract

El presente trabajo de investigación nace a partir de identificar el problema que tienen las unidades administrativas de la Universidad Técnica del Norte, al momento de archivar los documentos y transferir al archivo central. Estos archivos no cuentan con un expurgo adecuado, tampoco cumplen con la regla técnica nacional de archivos. Por esta razón, se propuso como objetivo principal fundamentar la organización documental que ayude a la gestión y ordenamiento de los archivos dentro de la institución. Se lo realizó siguiendo la regla nacional de archivo y la ley del sistema nacional de archivos del Ecuador. La investigación fue realizada bajo el enfoque cualitativo, utilizando las diferentes metodologías de la investigación científica, se realizó una investigación descriptiva, que ayudó a caracterizar el problema expuesto; también una investigación de campo, que permitió recopilar información primaria y conocer más de cerca el problema; una investigación bibliográfica, que permita fundamentar la investigación en base a fuentes fiables escritas por diversos autores. Se utilizaron métodos de investigación histórica, sistemática, descriptiva, analítica-sintética. Se aplicó la encuesta a las secretarias de la unidad de archivo y una entrevista a la secretaria especialista en archivo. La muestra no fue necesaria porque la población fue fácilmente manejable. Una de las conclusiones a las que se llegó, fue que la Universidad Técnica del Norte debería tomar en cuenta el manual de herramientas operativas de gestión documental, para mejorar sus departamentos y/o unidades administrativas, y de esta manera poder disponer de un mejor ordenamiento documental y conservación de los archivos, así reducirá la accesibilidad a los documentos dentro de la institución.