Lineamientos de documentación para la preservación de legajos en el archivo central generados por el departamento de gestión de talento humano de la universidad técnica del norte año 2019

Abstract

La presente investigación tiene como objetivo sustentar la generación de documentos con base a las normas y leyes establecidas para entidades públicas y de educación, principalmente tomando en cuenta el lema “los archivos son memoria y sin memoria no hay historia”. En la actualidad se generan normas y lineamentos a nivel nacional con la finalidad de conservar los acervos de las distintas direcciones que se conservan en el archivo central de las instituciones, este trabajo brinda mayor facilidad al momento de generar un documento. A nivel mundial los archivos son considerados la memoria de las instituciones pueblos y naciones. La Dirección de Gestión de Talento Humano no cuenta con una guía interna que ayude a mejorar la gestión documental, por tal motivo se presenta la siguiente investigación que contiene aspectos legales, normativas y resoluciones que se ajustan a las necesidades de la dirección de Gestión de Talento Humano quien a su vez emite los acervos al archivo central de la universidad técnica del norte para que sean custodiados y puestos a la disponibilidad de las autoridades que lo soliciten, se presenta una guía de tres lineamientos generales que mejorarán tanto la producción, la gestión documental y la preservación de los documentos que al fin del ciclo documental serán convertidos en legajos y guardados en los contenedores documentales dando seguimiento a todos los procesos de gestión documental tanto física como digital y ubicados en los espacios correspondientes establecidos por el encargado de archivo en la institución. El análisis de esta propuesta valida la factibilidad de la Guía de lineamientos para la producción necesaria, preservación y custodia de documentos generados por la dirección de gestión de talento humano, dirigido al archivo central de la UTN, para ello aplicamos metodologías de recolección de datos (entrevistas, encuestas y ficha de observación) a personal administrativo de archivo y de la dirección de gestión de talento humano, se conservan técnicas como matrices de verificación de información y a su vez se da a conocer los lineamientos para la producción de los documentos, tablas de plazos y la finalidad del resguardo documental en estado activo o pasivo, por consiguiente se elabora una matriz tabla de evaluación o verificación para que los documentos por general cumplan los lineamientos para la generación del mismo al igual que la tabla de plazos dependiendo su importancia. Para concretar la propuesta se investigó y acopló las leyes que rigen actualmente para la gestión documental y para las entidades públicas como LOSEP, LOES LOEI, Código de Trabajo, Regla Técnica Nacional para organización y mantenimiento de archivos públicos 2019 conjuntamente con resoluciones internas de la Universidad Técnica del Norte.