Análisis del archivo general del Gobierno Autónomo descentralizado municipal de Santa Ana de Cotacachi y sus incidencias en las actividades profesionales de loa funcionarios

Abstract

En el proceso de profesionalización para alcanzar el título de Secretaria Ejecutiva en Español y desde la experiencia laboral, se identificó la necesidad que el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi cuente con un modelo de gestión de archivo documental por procesos, que facilite y dinamice la atención y prestación de servicios a los usuarios del cantón, optimizar el tiempo trámite de los usuarios internos y externos en los diferentes procesos que requieren en el diario trajinar de gestión de la Institución.- La investigación se consideró un proyecto factible, porque luego de conocer los resultados, se desarrolló una propuesta de solución, luego del diagnóstico y sustentados en la base teórica.- El trabajo de Tesis, se basó en una investigación descriptiva, es decir, los datos proporcionados por el personal responsable de las áreas de archivo de las diferentes dependencias del Municipio, así como también de sus usuarios internos y externos, permitió describir el fenómeno social, tal y como aparece en la realidad en este caso y llegar a la conclusión más importante del tema: No se aplica un protocolo de procedimientos que deban seguir los funcionarios responsables del archivo, para el cumplimiento eficiente de su rol laboral, de ahí que tanto los jefes departamentales cuanto los funcionarios y usuarios determinan la necesidad de aplicar un modelo específico que mejore los resultados de la gestión de archivo documental.- Cabe entonces proponer la aplicación de un Modelo de Gestión de Archivo Documental que defina la estructura administrativa, la organización del servicio, especifique ámbitos de trabajo, establezca responsabilidades y cuente con una estructura de equipo en el que cada funcionario aporte de modo individual y grupal a la prestación de servicios eficientes y al mejoramiento de la imagen institucional.- La intencionalidad del diseño del sistema integrado es mejorar los procedimientos de ingreso, organización, clasificación, conservación, consulta y seguimiento documental para reducir los tiempos trámite para usuarios internos y externos y precautelar la historia institucional para las futuras generaciones.- Considera el elemento humano trascendente en el éxito de la propuesta y espera constituirse en un modelo de gestión documental que le confiera valor agregado a los procedimientos específicos institucionales. El Informe incorpora además los anexos que permiten tener una visión sintética del trabajo realizado, además de las referencias bibliográficas.