Estudio de factibilidad para la creación del Departamento de archivo centralizado del Gobierno Autónomo Descentralizado del cantón Mira de la provincia del Carchi. Propuesta de creación

Abstract

Se inició la investigación en base a las dificultades detectadas en el Gobierno Autónomo Descentralizado del Cantón Mira ubicado en la Provincia del Carchi, que ocasionan graves problemas para el desarrollo administrativo de la institución. He aquí algo interesante: Los archivos de una institución, son patrimonio, memoria, identidad y conocimiento, sin ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar situaciones o acontecimientos que se hayan suscitado en el transcurso de su creación como institución pública, permite uniformidad en el manejo de la información. Un sistema de archivo debe cumplir tres funciones básicas: Recibir la documentación que ingresa. Clasificar y distribuir de manera ordenada y ágil el material recibido. Y ubicar rápidamente la documentación requerida cuando sea necesario. La institución no posee un departamento de archivo centralizado, situación que evidencia la necesidad de introducir cambios en la organización de la información y documentos; para demostrar los beneficios de una gestión de calidad donde llegue a ser el eje fundamental en el desarrollo, crecimiento y procesos diarios de las actividades en el municipio. La creación de este departamento creará confianza en los usuarios, manteniendo un proceso de transparencia y agilidad. Una de las ventajas del archivo centralizado es su eficacia. Los archivos pueden ser: activo: conformado por los documentos del año en curso, los documentos que se encuentran pendientes de respuesta o solución y los documentos de años anteriores que se encuentren pendientes de consulta o solución; semi activo: formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta aunque no sea frecuente y archivo pasivo: está formado por los documentos cuya consulta eventual permite que se encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo e histórico que por su gran importancia son material de consulta