Los requerimientos de ingreso al archivo y los estudios de seguimiento a loa do9cumentación que se tramita en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal Santa Ana de Cotacachi 2013. Propuesta de una guía de procesos

Abstract

El presente trabajo de investigación se enfoca en la creación de una guía de procesos y seguimiento a la documentación que se tramita en el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santa Ana de Cotacachi como una forma de mejoramiento de las labores administrativas. Esta guía orienta sobre el adecuado proceso para el manejo de documentos mejorando notablemente la atención a los usuarios que diariamente requieren servicios del Municipio. El problema se plantea al evidenciarse el inadecuado manejo de los procedimientos y sobre todo la falta de seguimiento a la documentación que influye notablemente en el desarrollo de las actividades y en la imagen institucional. Además, ocasiona muchas veces la pérdida de valiosa información y el retraso en la entrega de trámites procesados hacia los usuarios. Todas estas consideraciones motivaron al estudio de esta problemática en la misma que se delimitó y se determinó a quien fue dirigida, se plantearon los objetivos tanto generales como específicos que son los componentes indispensables para orientar el trabajo de investigación. En el marco teórico se detallan varios procesos y algunos sistemas de seguimiento que se utilizaron, se explican las ventajas y beneficios de contar con un sistema de estas características. Se explicó que la investigación es de carácter documental, descriptivo - propositivo y se indicó cómo se utilizan los métodos inductivo, deductivo y científico. Se utilizó la técnica de la encuesta y como instrumento el cuestionario para la recopilación de datos. Los resultados que se alcanzaron reflejan la imperiosa necesidad de implementar una guía de procesos y seguimiento a la documentación que se tramita en el Municipio. En concordancia con lo expuesto anteriormente se desarrolló una propuesta para crear una guía que posibilite la atención a los usuarios que acuden a la institución.