El proceso de la digitación del archivo de la secretaría de la carrera de Físico Matemático, de la universidad Técnica del Norte año 2013

Abstract

Para la identificación del problema a investigarse, se efectuó un sondeo rápido que permitió determinar la falta de eficiencia de la secretaría de la Carrera de Físico Matemático de la Universidad Técnica del Norte en el Archivo Estudiantil. El origen de estas anomalías está relacionado con la mayoría de las secretarias que laboran en la Facultad de Educación Ciencia y Tecnología. Una vez identificada la problemática se procedió a elaborar un banco de preguntas, para ser aplicado al personal mediante un formato de encuesta, de tal manera que pueda recabar información para saber los motivos precisos del por qué se ha presentado el problema. Una vez aplicado el cuestionario se pudo determinar cuáles han sido las causas y por qué se ha presentado el problema. Con los resultados logrados se procedió a elaborar cuadros estadísticos mediante los cuales se conoció el número de personas, el porcentaje que representan las frecuencias que se alcanzaron. Así se pudo efectuar un análisis que constituye la interpretación de cada una de las interrogantes, a fin de conocer el nivel de conocimiento que posee con respecto a las nuevas técnicas de archivo que hoy están usando para darle seguridad a los documentos. Luego se presenta la propuesta de solución en un programa de archivo que consiste en mantener la documentación fuera del alcance de los deterioros a los que se encuentren expuestos. para el funcionamiento del programa se escaneó todos los documentos que se encuentran en cada una de las carpetas de los estudiantes de la Carrera de Físico Matemático, que son Identificaciones Personales, Título de Bachiller, Acta de Grado, Formularios de Solicitudes, Actas de Matrículas, Reporte de Calificaciones, Certificados de Prácticas, Facturas de Pagos y Promociones de año por Estudiante. El programa nos permite guardar los documentos de forma segura y rápida y la persona encargada del archivo deberá utilizar el programa de forma profesional, ya que la documentación que debe buscar estará dentro del mismo.