Estudio de factibilidad para implementar el archivo central en la Empresa Pública Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra EMAPA-I para la entrega oportuna de la información. Propuesta de archivo computarizado

Abstract

El objetivo de este trabajo es de proporcionar los elementos básicos, técnicos, administrativos, tecnológicos y legales que permitan facilitar el Estudio de Factibilidad para Implementar el Archivo Central en la Empresa Pública Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra EMAPA-I-, Para ello se efectuó inicialmente una revisión bibliográfica, evidenciándose que existió muy poca información publicada sobre el tema de la importancia del archivo central, simultáneamente se realizó varias encuestas y entrevistas al personal administrativo de la institución. El objetivo general de la encuesta era conocer si la empresa cuenta con un archivo central adecuado y confiable para el manejo de la información y la forma de cómo se administra cada uno de los documentos en las diferentes direcciones y jefaturas de empresa. En este contexto, uno de los problemas más críticos que se presentaron en el manejo de los archivos, es el desconocimiento de la ley, reglas, procedimientos, principios y técnicas para su organización y control. La finalidad de archivar los documentos es que puedan ser consultados de manera rápida y oportuna, la organización es la clave para evitar la pérdida de tiempo, malos momentos y situaciones tensas en la institución. Con el sistema técnico y adecuado, se evitará que las personas pasen mucho tiempo frente a la persona encargada del archivo, se encontrará de manera inmediata los documentos solicitados. Con este método obtendré conservar un archivo actualizado, de fácil acceso a la información, para atender de manera eficaz a nuestros clientes internos y externos. Las autoridades con mi criterio y la apertura de analizar las técnicas y prácticas requeridas facilitarán el manejo del archivo, con la intensión de lograr su estandarización y facilitar el uso de tecnologías para la utilización y control documental. Se concluye que es importante impulsar el desarrollo de este proyecto a través de un archivo computarizado dentro de la Empresa Pública Municipal de Agua Potable y Alcantarillado de Ibarra EMAPA-I- que garantice no solo la conservación, sino la administración adecuada de la documentación