Reestructuración del archivo central de la Fiscalía provincial de Imbabura, para mejorar su organización y funcionamiento, con aplicación de la legislación y normativas de la Administración Pública y manual de procedimiento, así lograr un eficiente sistema institucional de archivos, en el período 2011-2012.

Abstract

En la Fiscalía Provincial de Imbabura, la Unidad de Archivo Central requiere de una urgente reestructuración para mejorar la organización y funcionamiento con aplicación de la Legislación y Normativas de la Administración Pública y Manual de Procedimientos así lograr un eficiente sistema institucional de archivos. El archivo era considerado como una bodega. Los Secretarios y Asistente de Fiscales transfieren los expedientes de diferentes series documentales como: Archivos Provisionales, Archivos Definitivos, Acuerdos Reparatorios, Desestimaciones, Sentencias, Dictámenes, Sobreseimientos Definitivos y Provisionales, Misceláneos: comprende: oficios recibidos, enviados, notificaciones, peritajes, oficios de desestimaciones, biblioratos. El 12 de julio del 2012 los señores de Gestión y Actuación Procesal instalaron un nuevo sistema de archivos. Ninguna entidad gubernamental u organización privada podría sobrevivir sin documentar sus actividades, ni funcionaría bien si tuviera que depender solamente de la memoria de sus funcionarios para recordar las transacciones efectuadas. Los expedientes en la Fiscalía Provincial son imprescindibles para determinar con precisión las diferentes acciones relacionadas con todo tipo de delitos de manera que las investigaciones pertinentes sean beneficiosas para quienes lo denuncian y confían en que sea con transparencia. Los documentos son testimonio. La responsabilidad se establece cuando es posible mostrar pruebas físicamente de lo actuado. El Manual de Procedimientos sobre Control y Organización de Expedientes expedido por la Dirección Nacional de Gestión y Actuación Procesal para todos los funcionarios responsables de los archivos, para conseguir la ordenación, clasificación correcta de los procesos. La investigación se realizó con fundamentos, por la imperiosa necesidad de conseguir que la Fiscalía de Imbabura a través del Archivo Central sea uno de los mejores a nivel provincial. La metodología aplicada fue: de campo, Documental, Práctico, Descriptivo. Observación científica, recolección de información, teórico inductivo-deductivo, técnicas e instrumentos, bibliográfico. Resultados obtenidos. Este trabajo permitió la clasificación, organización, ingreso de expedientes se logró la elaboración de una guía didáctica, que sirve actualmente como consulta dirigido a los compañeros secretarios y asistentes de fiscales de la provincia y así todos archivaremos uniformemente de la mejor manera, con calidad y eficiencia. Conclusiones: Con la consecución del espacio físico, colocación de estanterías, evitando que ninguna caja permanezca en el piso, ingresando todo expediente sin considerar al año que corresponde. Así obtendremos como único Sistema Institucional de Archivos, que permita la búsqueda y localización del expediente que sea requerido por los señores fiscales, sean atendidos con agilidad, y oportunamente y brindar un servicio de calidad y satisfacer las necesidades tanto del usuario interno como externo.