El proceso de digitación del archivo de la secretaría de la carrera de Diseño y Publicidad, de la Facultad de Educación Ciencia y Tecnología de la Universidad Técnica del Norte del año 2013, Propuesta Alternativa

Abstract

El trabajo de investigación se enfoca en la digitación del archivo estudiantil, como una forma de mejoramiento de las labores administrativas de la secretaría de la carrera de Diseño y Publicidad, este método es el más adecuado para el procesamiento y manejo de documentos de archivo, ya que mejora notablemente la atención a los usuarios que diariamente requieren de este servicio. El problema se plantea al evidenciarse el inadecuado manejo, ordenamiento y clasificación de documentos estudiantiles en la secretaría de la carrera de Diseño y Publicidad, debido especialmente a la falta de un archivo digital, lo que incide negativamente en el desarrollo de las actividades administrativas e imagen de la carrera y Facultad de la Universidad, además ocasiona el deterioro de documentos, pérdida de valiosa información y retraso en la entrega de trámites procesados para los estudiantes por esta razón motivó la formulación de la investigación: EL PROCESO DE DIGITACIÓN DEL ARCHIVO ESTUDIANTIL DE LA CARRERA DE DISEÑO Y PUBLICIDAD DE LA FACULTAD DE EDUCACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE DEL AÑO 2013. Seguidamente se delimitó y se determinó a quién va dirigida la encuesta según los datos registrados para la investigación; se plantearon los objetivos tanto el general como los específicos, componentes indispensables para el trabajo de la investigación. En el marco teórico se detalla las técnicas y métodos de archivo que se utilizan, además se explican las ventajas de la digitación del archivo; la investigación es de carácter documental, descriptivo, propositiva, de campo con un universo constituido por estudiantes, empleados y egresados. No se obtuvo muestra porque el número de encuestados es reducido. Se utilizó los métodos inductivo, deductivo, analítico y científico; se tomó en consideración la atención, el servicio que ofrece el personal de secretaría como también las fortalezas y debilidades en el desempeño de su labor, además se utilizaron las técnicas de observación y encuesta y sus diferentes instrumentos necesarios para la obtención de datos. Los resultados que se alcanzaron reflejan la urgente necesidad de digitalizar el archivo estudiantil, ya que la mayoría de estudiantes no están satisfechos con la información que se requiere. Se desarrolló la propuesta de digitalizar el archivo estudiantil para viabilizar la atención de los estudiantes que acuden a la oficina. Una vez implementado se procedió a la socialización con el personal de Secretaría a través de una capacitación exitosa sobre el manejo del archivo digital, con resultados positivos que permitieron concretar los objetivos de la investigación.