La organización y la conservación de documentos del archivo de la Coordinación Zonal 1 (Imbabura, Carchi, Esmeraldas y Sucumbíos) y su influencia en la fluidez de la intercomunicación zonal, año 2013 - 2014.

Abstract

La inexistencia de un archivo central en la Coordinación Zonal de Educación Zona 1; hace que exista un inadecuado manejo de los documentos, traspapeleos y pérdida de documentación, retardando la ejecución de los requerimientos, como consecuencia los funcionarios no pueden despachar los trámites y ocasiona malestar entre ellos y sobre todo mala atención al usuarios que necesita ser atendido. Gracias a la creación y socialización del archivo central en la Coordinación Zonal de Educación zona 1, se logrará descongestionar la documentación de años anteriores, de esta manera se ubicará en un repositorio la documentación en cajas especiales y con un inventario de entrega recepción de la documentación a la persona encargada de la custodia de archivos. La investigación se consideró un proyecto factible, porque luego de conocer la interpretación de resultados de las encuestas, se desarrolló una propuesta. El Trabajo de Grado, se basó en una investigación descriptiva, que pretendió conocer el nivel de aplicación del archivo central en la Coordinación Zonal de Educación Zona 1. Se describieron las causas y efectos del problema planteado y se presentó una propuesta de solución a la problemática. En base a esta información se creó y socializó el archivo central en la Coordinación Zonal de Educación, con el propósito de mejorar la organización del archivo activo en los departamentos y la entrega del archivo pasivo al repositorio de la Coordinación, evitando de esta manera el traspapeleo y pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos para tramitar los requerimientos de los usuarios. Los procesos de gestión de archivos tienen como finalidad mantener la documentación debidamente organizada, inventariada y accesible para el uso de las unidades administrativas.