Proceso de digitalización del archivo de la Secretaría de la Carrera de Ingeniería en mantenimiento Automotriz, de la Universidad Técnica del Norte del año 2013. Propuesta alternativa

Abstract

El presente trabajo de investigación se desarrolló en la Universidad Técnica del Norte en la Facultad de Educación, Ciencia y Tecnología, y tuvo como finalidad la “IMPLEMENTACIÓN DEL ARCHIVO DIGITAL EN LA CARRERA DE INGENIERIA EN MANTENIMIENTO AUTOMOTRIZ. Se vio la necesidad de un archivo digital para evitar el deterioro y pérdida de los documentos originales de los estudiantes y se desarrolló esta investigación utilizando los métodos: Inductivo, Deductivo, Analítico y Matemático – Estadístico. En esta investigación de campo en la Facultad, se observó falencias que existen de manera notoria en las secretarias, en cuanto se refiere a tiempo en la tramitación de documentos. Recopile información a través de la técnica de la encuesta esta se aplicó a secretarias y estudiantes de la carrera, obteniendo como resultado que existe falta de organización y pérdida de la información causando malestar en la entrega y recepción de documentos para los estudiantes. Al conocer los resultados de las encuestas aplicadas a estudiantes y secretarias se propone la creación de un programa de archivo digital estudiantil para el buen desempeño de las funciones de las secretarias de esta facultad, mismas que permitirán mantener una organización adecuada para una buena atención a los estudiantes. Este proceso se realizó con la organización de las carpetas estudiantiles para después pasar al proceso de escaneo de los documentos originales siendo guardados en PDF para evitar la falsificación de la información. Los documentos fueron guardados en carpetas con el nombre del estudiante y promoción. Después de culminar con el escaneo se guardó en medios de almacenamiento con su respectivo respaldo para ser entregada las secretarias de la carrera. Este sistema de archivo digital es muy útil para la secretaria ya que toda la información original digitalizada se encuentra en su ordenador y no es necesario ir al archivo en busca de los documentos solicitados por los estudiantes. Evitando el malestar en los estudiantes y público en general. Se recomienda seguir ingresando la información de los estudiantes que recién se matriculan a la carrera para evitar la desorganización de los documentos y seguir con este sistema para dar un servicio y atención de calidad.