Implementación del sistema computarizado de archivo como propuesta, para la optimización del trabajo de la empresa pública de agua potable y alcantarillado de Antonio Ante - agosto de 2014.

Abstract

El objetivo de este trabajo es proporcionar los elementos básicos, técnicos, administrativos, tecnológicos y legales que permitan facilitar el Estudio de Factibilidad para Implementar el Archivo Central en la Empresa Pública de Agua Potable y Alcantarillado de Antonio Ante EPAA. Para ello se efectuó inicialmente una revisión bibliográfica, evidenciándose que existió muy poca información publicada sobre el tema de la importancia del archivo central, simultáneamente se realizó varias encuestas y entrevistas al personal administrativo de la institución. El objetivo general de la encuesta era conocer si la empresa cuenta con un archivo central adecuado y confiable para el manejo de la información y la forma de cómo se administra cada uno de los documentos en las diferentes direcciones y jefaturas de la empresa. En este contexto, uno de los problemas más críticos que se presentaron en el manejo de los archivos, es el desconocimiento de la ley, reglas, procedimientos, principios y técnicas para su organización y control. La finalidad de archivar los documentos es que puedan ser consultados de manera rápida y oportuna. La organización es la clave para evitar la pérdida de tiempo, malos momentos y situaciones tensas en la institución. Con el sistema técnico y adecuado, se evitará que las personas pasen mucho tiempo frente a la persona encargada del archivo, se encontrará de manera inmediata los documentos solicitados. Con este método se logrará conservar un archivo actualizado, de fácil acceso a la información, para atender de manera eficaz a los clientes internos y externos. Las autoridades apoyan y dan la apertura de analizar las técnicas y prácticas requeridas, mismas que facilitarán el manejo del archivo, con la intensión de lograr su estandarización, proveer el uso de tecnologías para la utilización y control documental. Se concluye que es importante impulsar el desarrollo de este trabajo de grado a través de un archivo computarizado dentro de la Empresa Pública de Agua Potable y Alcantarillado de Antonio Ante, que garantice no solo la conservación, sino la administración adecuada de la documentación.