LINUX Y SU APLICACIÓN

Abstract

Iniciar la aplicación Figura No. 1 Realice doble-clic sobre el respectivo acceso directo.

Petición de la contraseña: A continuación usted debe ingresar la contraseña de acceso al sistema y presione el botón Aceptar.

Figura No. 2

Componentes del sistema:

Figura No. 3

Menú principal: Permite el acceso a todos los formularios de manipulación de datos como por ejemplo: datos de estudiantes, parámetros del sistema (datos de colegios, facultades, escuelas, períodos lectivos, etc.).

Barra de comandos: Contiene varias opciones para búsqueda de datos, ordenación y edición de la información (cortar, copiar y pegar).

Formularios de manipulación de datos: Permiten el ingreso, borrado, edición y búsqueda de datos. Los formularios están divididos de acuerdo a la información que contienen: estudiantes, datos socioeconómicos, colegios, facultades, universidades, localidades geográficas, etc.

Barra de estado: Presenta mensajes del sistema: descripciones de los campos, qué función realiza determinado botón, si está activada la tecla INSERTAR, BLOQ. MAYUS. o BLOQ. NUM.

Existen varias funciones que son aplicables a todos los formularios y son las siguientes:

- Datos complementarios en las listas - Llenado automático de datos - Ingreso de nuevos datos en las listas - Barra de desplazamiento de registros - Barra de selección de registro - Ordenamiento de datos - Filtros y búsquedas - Edición de texto - Exportación de datos hacia Microsoft Word y Microsoft Excel

Datos complementarios en las listas Figura No. 4

Los datos de ciertos campos pueden obtenerse de una lista que previamente se ingresó al sistema. Un ejemplo típico es el cantón. Además, se incluyen en la lista datos adicionales para la localización, en este caso la provincia y el país al que pertenece dicho cantón. En el caso de otros campos como el colegio, se presentarán datos adicionales como el tipo de colegio (fiscal, particular, …). El procedimiento consiste en ubicar el dato requerido mediante la barra de desplazamiento y luego hacer clic en él.

Llenado automático de datos Figura No. 5

Suponga que está ingresando la parroquia de nacimiento del estudiante. Si no desea utilizar la lista desplegable para buscar dicho dato, entonces puede escribirlo. A medida que se escriben los caracteres, el nombre de la parroquia se va completando con los valores existentes en la lista y no es necesario que usted siga escribiendo la palabra.

Ingreso de nuevos datos en las listas Existen casos en los que el valor que se desea ingresar no existe en la lista. En el ejemplo anterior, se puede insertar una nueva parroquia (y estará disponible para su uso posterior) si realiza el siguiente procedimiento:

- Haga doble clic sobre el cuadro correspondiente al campo (en este caso, la parroquia de nacimiento). - Aparecerá otro formulario con datos sobre parroquias, cantones, provincias y países (datos geográficos). - Haga clic sobre la etiqueta que hace referencia al dato que usted necesita añadir (parroquias). - Ingrese el nuevo dato en la lista correspondiente. Si el campo correspondiente al código (en este caso de la parroquia) se visualiza de color plomo, significa que usted no puede modificar este dato y el sistema automáticamente ingresará un nuevo valor. - Cierre este formulario presionando el botón Salir.

Realizado este procedimiento, el nuevo valor ya estará disponible en la lista y no será necesario que vuelva a agregar dicho dato a la lista.

Barra de desplazamiento de registros

Figura No. 6

La barra de desplazamiento de registros permite recorrer los registros existentes en el sistema, indica cuántos registros existen y cuál es el actual (el registro actual se marca con un triángulo en la barra de selección de registro).

Los botones situados en la barra de desplazamiento realizan las siguientes funciones (de izquierda a derecha):

- Ir al primer registro - Ir al registro anterior - Número del registro actual - Ir al registro siguiente - Ir al último registro - Agregar un nuevo registro - Número total de registros.

Barra de selección de registro

Permite seleccionar un registro completo para copiar su contenido en otro registro o para borrar el registro actual. También permite seleccionar un conjunto de registros, para ello haga clic sobre el primer registro del conjunto que quiera seleccionar, luego sin dejar de presionar el botón del ratón, deslícese hacia el último registro. Realizado este procedimiento, puede pulsar sobre el botón copiar de la barra de comandos para luego pegarlo en un documento de Word o Excel por ejemplo.

BARRA DE COMANDOS Figura No. 7

ORDENAMIENTO DE DATOS - Orden ascendente: Ordena los registros en forma alfabética ascendente. Primero ubíquese en el campo por el que desea ordenar, luego pulse el botón de ordenamiento. - Orden descendente: Ordena los registros en forma alfabética descendente. Primero ubíquese en el campo por el que desea ordenar, luego pulse el botón de ordenamiento. FILTROS Y BÚSQUEDAS - Filtro por selección: Permite mostrar los registros que únicamente contengan un valor idéntico al del campo seleccionado. Por ejemplo, en el formulario de estudiantes, ubíquese en el campo cantón de nacimiento y luego pulse el botón filtro por selección. Suponga que este campo previamente contenía el valor “Ibarra”, luego de pulsado el botón, únicamente se presentarán los registros que contengan “Ibarra” como cantón de nacimiento. Sucesivamente puede ir filtrando con más detalle los registros resultantes, así por ejemplo, dentro de los registros pertenecientes a “Ibarra”, puede seguir filtrando a los estudiantes de sexo “femenino”. - Filtro por formulario: Permite realizar filtros más avanzados. Ubicándose en cualquier registro, pulse el botón filtro por formulario para obtener un registro en blanco, luego proceda a completar los datos por los cuales desea filtrar. Además en la parte inferior del formulario, se visualiza una pestaña con la letra “O”, mediante la cual puede realizar filtros del tipo: -- estudiantes que hayan nacido en Ibarra “O” en “Antonio Ante” – Luego de completar los campos con los datos requeridos, pulse el botón Aplicar filtro - Quitar filtro u ordenar: Desactiva el filtro u ordenación que se haya realizado sobre los registros, de esta forma todos pueden ser visualizados nuevamente. - Buscar: Esta opción permite una búsqueda rápida de un registro. Figura No. 8

Se presenta un cuadro de diálogo en el que puede especificar las siguientes opciones: - Buscar: Proporciona un espacio para que escriba el texto que desea buscar. - Buscar en: Seleccione una dirección de búsqueda: Arriba (hacia el primer registro), Abajo (hacia el último registro) o Todos (a través de toda la tabla). - Coincidir: Selecciona uno de los tipos de coincidencia (por ejemplo en con los apellidos): Cualquier parte del campo ("Gómez" busca Gómez Andrade, Pérez Gómez o Villagómez), Hacer coincidir todo el campo ("Gómez" busca Gómez, pero no Villagómez), o Comienzo del campo ("Villa" busca Villagómez, pero no De la Villa). - Mayúsculas y minúsculas: Busca solamente el texto que tenga el mismo diseño de caracteres mayúsculas y minúsculas que el texto que especificó en Buscar. - Buscar los campos con formato: Active la casilla para buscar datos en base a su formato de presentación (por ejemplo, una fecha guardada como el número, 1/5/92, pero presentada como, 05-Ene-92). Buscar de esta forma resulta, normalmente, más lento. Desactive la casilla para buscar datos en base a su valor. - Buscar sólo en el campo activo: Active la casilla para buscar en todos los registros solamente en el campo activo. Esta es una forma de buscar normalmente más rápida, especialmente si el campo está indexado. Desactive la casilla para buscar en todos los campos de todos los registros. - Buscar siguiente: Busca la siguiente aparición de un texto introducido en el cuadro de diálogo Buscar, como por ejemplo, el apellido de un estudiante en un formulario.

Edición - Deshacer: Deshace el último cambio. La primera vez que se pulsa, se deshace el cambio realizado únicamente en el campo activo. La siguiente pulsación deshace los cambios realizados a nivel de todo el registro, es decir, todos los datos que ingresó o modificó en el registro actual se perderán. El nombre del comando cambia (por ejemplo, a Deshacer cortar o Deshacer mover) dependiendo de la última acción que se realizó. Si una acción no se puede deshacer, el nombre del comando cambia a No se puede deshacer. - Cortar - Copiar - Pegar Vínculos con Office - Publicar con MS Word: Crea un archivo con formato de texto enriquecido(.rtf) con el objeto seleccionado (por ejemplo una tabla, un informe, o una parte de una hoja de datos) y lo carga en Microsoft Word. De forma predeterminada, el nombre de archivo es el nombre del objeto, la extensión del archivo es .rtf, y el documento se guarda en la carpeta de Microsoft Access. - Analizar con MS Excel: Crea un archivo Microsoft Excel (.xls) con el objeto seleccionado (por ejemplo una tabla, un informe, o una parte de una hoja de datos) y lo carga en Microsoft Excel. De forma predeterminada, el nombre de archivo es el nombre del objeto, la extensión del archivo es .xls, y el documento se guarda en la carpeta de Microsoft Access.

PASOS PREVIOS PARA LA UTILIZACION DEL SISTEMA

Antes de iniciarse cada período lectivo, el usuario deberá establecer los parámetros definitivos con los que funcionará el sistema, como por ejemplo: tipos de financiamiento, sectores de trabajo, el salario mínimo vital vigente, tipos de pruebas psicológicas, la fecha de inicio de matrículas y de clases, etc.

Establecidos estos parámetros y variables, el sistema está listo para la recepción de nuevos datos y la actualización de los existentes.

PARAMETROS DEL SISTEMA

Contiene la mayoría de parámetros y variables del sistema, como por ejemplo:

Parámetros Socioeconómicos: En este formulario, el usuario esta en la capacidad de ingresar información referente a los tipos de financiamiento, actividades, sectores de trabajo, ocupaciones, rangos para catalogar el ingreso mensual, el usuario deberá hacer clic sobre la etiqueta referente a los datos que desee manipular.

Prueba Psicológicas: Este formulario contiene datos de las distintas pruebas psicológicas que el Departamento de Bienestar Universitario define para evaluar a los estudiantes.

Colegios: Contiene datos de los colegios como nombre, tipo, ubicación geográfica y especialidades para el bachillerato.

Geográficos: Toda la información referente a localidades geográficas (parroquias, cantones, provincias, países y nacionalidades) se manipula en este formulario.

Universitarios: Contiene información referente a facultades, escuelas y especialidades de la Universidad Técnica del Norte. Además contiene información de los períodos lectivos como fecha de inicio de clases, de inicio de matrículas, el salario mínimo vital vigente para cada período.

Las facultades, escuelas y especialidades tienen un código único establecido a nivel de toda la universidad.

Otras universidades: Para la manipulación de información sobre facultades, escuelas y especialidades que no pertenecen a la Universidad Técnica del Norte.

Datos de Materias: Contiene información de las materias que se dictan en las distintas especialidades.

Disciplinas y Dignidades: Contiene información sobre las diversas disciplinas deportivas y artísticas, así como de las dignidades que tienen los representantes estudiantiles. Es datos son necesarios cuando el estudiante quiere obtener una exoneración.

Tipos de Beneficio: Contiene información sobre los aranceles que no pagan los estudiantes exonerados.

El procedimiento ha seguir para que todos los datos de un estudiante queden registrados en el sistema es el siguiente:

a) Abrir el formulario datos de estudiantes en el menú Datos (Figura No. 9). b) Verificar si el estudiante ya ha cancelado el derecho de matrícula correspondiente, esto se logra con los siguientes pasos: • Presione el botón << nuevo estudiante >> • Ingrese el número de cédula de identidad del estudiante (sin guiones, espacios ni puntos). • Presione la tecla TAB (TABULADOR). En este momento el sistema DBU accede a los datos registrados en el sistema de recaudación, verificando si el estudiante ya ha cancelado los aranceles correspondientes a la matrícula. Si es así, se permite al usuario continuar el proceso, verificando a la vez si el estudiante ya se había registrado en períodos anteriores para recuperar la información ya ingresada. Si es la primera vez que se va a registrar al estudiante, se presentarán los nombres, apellidos y nacionalidad. Los demás campos que deberán ser ingresados se agrupan de acuerdo a las siguientes etiquetas: 1. Datos personales 2. Datos de nacimiento 3. Procedencia geográfica 4. Domicilio 5. Datos del colegio • Presione el botón Sincronizar para que los datos ingresados se actualicen. • Recuerde que para pasar de un campo al siguiente, debe pulsar la tecla TAB o también puede utilizar el ratón. c) Luego se procede a matricular al estudiante: • Pulse el botón Ver matrículas (Figura No. 10) Si no es la primera matrícula para el estudiante, pulse el botón nuevo registro en la barra de desplazamiento de registros. Los datos que deben ingresarse se encuentran agrupados en la etiqueta: 6. Matrículas Los campos período lectivo, nivel y especialidad se llenarán automáticamente en el momento que el usuario ingresa el número de matrícula (estos datos son tomados del sistema de recaudaciones, por lo que el usuario deberá verificar la integridad de los mismos). • Continúe llenando los otros campos con las siguientes consideraciones: - Si el estudiante va ha cambiarse de especialidad/facultad, active la casilla correspondiente y luego presione el botón Especialidad a cambiarse… - Si el estudiante se ha retirado (posterior al período de matrículas) active la casilla correspondiente. - Si el estudiante ha cursado en otra universidad, active la casilla y presione el botón Datos de otra universidad… En este punto, el estudiante ya está matriculado. d) Se procederá con el último paso, el ingreso de datos socioeconómicos: • Presione el botón Datos socioeconómicos (Figura No. 11) • Se presenta el formulario “Datos socioeconómicos” en el que el usuario deberá ingresar los campos agrupados en la siguiente secuencia: 7. Materias de arrastre / preferencia 8. Becas y exoneraciones 9. Datos de vivienda y financiamiento 10. Datos de trabajo del estudiante 11. Datos familiares 11.1 Persona de la que depende el estudiante 12. Datos de trabajo del padre 13. Datos de trabajo de la madre 14. Resultados de pruebas psicológicas 15. OBSERVACIONES En la parte superior de este formulario puede observar varios datos del estudiante actual y también la fecha del sistema. e) Para retornar al formulario de datos de estudiantes realice lo siguiente: • Presione el botón Regresar a datos de la matrícula. • Si es procedente, pulse el botón Imprimir certificado para enviar a impresora el correspondiente certificado, acreditando que el estudiante ya ha sido registrado en el sistema DBU. (El botón Vista preliminar del certificado únicamente presenta en pantalla el certificado). • Presione el botón Ocultar matrículas Puede repetir el proceso para registrar otro estudiante.

Al momento de ingresar información en el formulario Datos socioeconómicos dependiendo de lo que se vaya ingresando puede ser necesario que el estudiante responda ante nuevos campos, por ejemplo en la ficha 9. Datos de vivienda y financiamiento, si en el campo ¿Quién financia sus estudios? se ingresa “Otro”, aparecerá el campo “Especifique” para que se escriba el dato correspondiente. De igual manera ocurre en la ficha 11. Datos familiares, si la respuesta a “Número de personas que dependen de:” es distinto a “Padres”, entonces se visualizará la ficha 11.1 Persona de la que depende el estudiante para que se llenen los datos respectivos. En la ficha 7. Materias de arrastre / preferencia, se presentan las listas que contienen las materias de TODAS las especialidades y de los colegios. Para ayudar en la búsqueda de una materia en cuestión, puede “filtrar” la lista para que se visualicen las materias de una sola especialidad o de secundaria. Para ello, seleccione en la lista denominada Especialidad la especialidad respectiva (para materias de secundaria , seleccione la especialidad BACHILLERATO). Cuando necesite que se listen nuevamente todas las materias de todas las especialidades, presione el botón Mostrar todas las materias.

Figura No. 9