Organización documental del archivo en la atención al cliente de la caja de ahorro y crédito “Nueva Vida” de la parroquia Guayllabamba en el año 2013. Propuesta de archivo computarizado

Abstract

Para la identificación del problema a investigarse se efectuó un sondeo rápido que permitió determinar la existencia de fallas en calidad y estilo de archivo de la documentación que se genera en la Caja de Ahorro y Crédito Nueva Vida de la parroquia Guayllabamba. El origen de estas anomalías está relacionado a que la mayoría de los administrativos son personas que no han tenido acceso a estudios superiores. Muchos de ellos incluso solo han cursado la primaria. Debido a ello continúan archivando manualmente y sin actualizaciones en las técnicas de archivo es decir no manifiestan su originalidad y solo se dedican a guardar la documentación sin clasificarla. Una vez identificada la problemática se procedió a elaborar un banco de preguntas para ser aplicado a los directivos, socios y usuarios mediante un formato de encuesta, de tal manera que se pueda recabar información para saber los motivos precisos del por los que se ha presentado el problema y posteriormente se establezca la mejor solución que cubra sus necesidades y contribuya a mejorar el desempeño laboral de los administrativos con nuevas tecnologías y técnicas de archivo. Una vez aplicado el cuestionario se pudo determinar cuáles han sido las causas y por qué se ha presentado el problema. Con los resultados logrados se procedió a elaborar cuadros estadísticos mediante los cuales se conoció el número de personas que se inclinaron por una y otra respuesta y el porcentaje que representa las frecuencias que se alcanzaron. Así se pudo efectuar un análisis que constituye la base de la investigación y la interpretación de cada una de las interrogantes con sus deducciones correspondientes. Luego de identificar las causas que han originado el inconveniente se presenta la propuesta de solución, la cual ha sido realizada mediante un sistema digital de archivo que consiste en una recopilación de todas las técnicas que se emplea para una clasificación y orden de la documentación de acuerdo a las características así: numérica y alfabética, para que puedan ser utilizados en cualquier dependencia administrativa. Este sistema digital resulta entendible para todos y puedan darle uso en cualquier momento.