Análisis de la documentación en las jefaturas políticas de la provincia de Imbabura en el año 2016

Abstract

Las Jefaturas Políticas como parte de la Gobernación de Imbabura, tienen la responsabilidad de garantizar se propongan, creen, coordinen y ejecuten las políticas públicas con el propósito de mejorar la calidad de vida de las personas; con este antecedente la investigación desarrollada se direcciono para mejorar la Gestión Documental en estas dependencias públicas y garantizar la conservación de información trascendental e incluso histórica que se depositan en estas instancias; en este sentido fue primordial investigar la documentación física existente en cada una de las seis Jefaturas Políticas, pero fue también necesario analizar los conocimientos de Gestión Documental que poseen los funcionarios que se desempeñan en cada instancia; se determinó que un gran porcentaje de secretarios, secretarias y Jefes Políticos desconocen de técnicas adecuadas para el manejo de archivos, así como el manejo de un sistema digitalizado para la documentación, lo hacen de manera empírica; limitaciones que favorecieron para la aceptación de actualizarse en sistemas digitales, dando paso a la propuesta. Sobre estos argumentos se elaboró la propuesta que consiste en la aplicación de una guía de procedimientos para mejorar la gestión documental y así garantizar la conservación de información existente en las Jefaturas Políticas de Imbabura, permitiendo el manejo adecuado de información, mejorando la atención a usuarios a través de la implementación de un proceso fácil y económico de digitalización de archivos que es el escáner; además con esta propuesta los funcionarios públicos que laboran en estas dependencias actualizaron sus conocimientos en temas de TIC.