Automatización del proceso de adquisiciones de la UTN: "SAD"

Abstract

El constante cambio y progreso tecnológico del siglo XX y en especial, los ocurridos en esta última década, ha producido un gran impacto en la forma en que las organizaciones realizan su trabajo. Los avances de la computación y de las telecomunicaciones han contribuido enormemente a facilitar las tareas que se desarrollan en la organización, facilitando el ambiente cooperativo y aumentando la productividad de los grupos de trabajo. Como respuesta a este cambio, surgen en el mercado un conjunto de productos de software orientado al desarrollo del trabajo grupal como lo son las aplicaciones o productos con tecnología "workflow". Estos productos han cambiado el enfoque de la tecnología de la información hacia el enfoque de la tecnología "workflow". El fenómeno que se aprecia en el mercado puede ser denominado desarrollo de Sistemas basados en resultados. Durante la década pasada, el énfasis estaba en el desarrollo de Aplicaciones basadas en la productividad. No sólo es difícil medir el beneficio que estas aplicaciones tienen, sino que es difícil formar grupos de trabajo en la organización. Sin duda lo que muestran en este momento los Sistemas basados en resultados representa la tendencia de los próximos años. 1.1 WORKFLOW Workflow, entendido como el flujo de procesos administrativos o de negocios, es el conjunto de actividades o tareas realizadas en secuencia o en paralelo por dos o más miembros de un equipo de trabajo para lograr un objetivo común siguiendo unas reglas de negocio preestablecidas. El Workflow nos da las facilidades para modelar los procesos que se realizan dentro de una empresa, permitiéndonos de esta forma hacer un análisis y diseño mas profundo de los mismos. La implantación de un sistema de Workflow aporta numerosos beneficios dependiendo de los procesos de negocio involucrados: • Ahorro de tiempo y mejora de la Productividad. • Mejora del Control de procesos. 7 Liliana Micaela Masabanda Chacón • Mejor atención y servicio al cliente. • Establecimiento de mecanismos de continua mejora en los procesos. • Optimizar la circulación de información interna, con clientes y proveedores. • Integración total de los procesos empresariales. Una solución de workflow le permite enfocarse en agregar valor a sus procesos eliminando la "papelería" asociada y reduciendo al mínimo necesario la intervención humana. Los sistemas de Workflow permiten soportar los clásicos circuitos de expedientes directamente sobre una red de ordenadores, recurriendo al papel sólo cuando es necesario. Por medio de un "motor de Workflow" situado en el servidor de la red, van encaminando los expedientes de acuerdo con las reglas establecidas, y facilitan las tareas de los usuarios integrando en el circuito formularios electrónicos, acceso a bases de datos y ordenadores centrales, así como el enlace con otras aplicaciones ofimáticas. Sin embargo, aunque todos estos sistemas se montan, en general, sobre paquetes o herramientas existentes, hay un trabajo importante de definición de los procedimientos y reglas, así como de integración con las herramientas habituales del cliente, en sus sistemas informáticos. Los workflow definen también los tiempos permisibles para la realización de una tarea, proveen notificaciones ante demoras y un mecanismo para escalar en la línea de mando cuando una tarea se demora más allá de su tiempo límite de ejecución. Esto mejora la respuesta de los procesos administrativos en beneficio de la eficiencia y la calidad de servicio. Una de las más prevalecientes aplicaciones de groupware tales como Lotus Notes y Microsoft Exchange son aplicaciones de workflow. La importancia dentro del proceso de reingeniería del negocio que confronta empresas, está convirtiendo al Workflow en una premisa básica de la agilización y descentralización de las actividades administrativas y comerciales, impuestas por las nuevas tendencias que regulan en las organizaciones: • Gestión de riesgos. 8 Liliana Micaela Masabanda Chacón • Atención al cliente (CRM).1 • Ciclo de producción. • Provisión de servicios. • Control de calidad (ISO). • Tratamiento de expedientes. La automatización de los procesos que normalmente se realizan pasando formularios en papel de una persona a otra, puede representar a su organización ahorros de decenas de miles de dólares anuales con inversiones de sólo algunos cientos de dólares por puesto de trabajo. Por ser inherentes a la administración de toda organización, los procesos se consideran como si tuvieran "costo cero". Nada más alejado de la realidad. Cuesta el papel, el tiempo, el espacio, la administración logística y la oportunidad que sus colaboradores estratégicos se dediquen a mejores maneras de lograr sus objetivos: • Disminuyendo costos asociados al papel, producción, almacenamiento y transporte de formas, formularios y documentos. • Reduciendo el tiempo de procesamiento, ahorrando en horas hombre y obteniendo resultados en menor tiempo. • Disminuyendo las posibilidades de incumplimiento, error y fallas por pérdida o desaparición de papeles. • Mejorando la calidad y oportunidad de la información necesaria para la realización de actividades fundamentales del negocio. • Permitiendo a la gerencia concentrarse en lo que es realmente productivo para la organización. Uno puede adjuntar un documento a un correo electrónico y enviarlo a otro para su revisión y tomar alguna decisión. En efecto, el trabajo ha "fluido" de un puesto de trabajo a otro eso en sí es la tecnología del Workflow.