Estudio de factibilidad para la creación del archivo maestro como eje regulador y concentrador de la organización documental de la Viceprefectura del Gobierno Provincial De Imbabura, año 2014; propuesta de archivo computarizado

Abstract

En el Gobierno Provincial de Imbabura existe un archivo general únicamente en la Prefectura, lo que determina que en el resto de departamentos y sus dependencias no se hayan modernizado; en el caso de la Viceprefectura, el archivo se mantiene a través de formas y sistemas convencionales, antiguos y se encuentran las carpetas y archivadores en el suelo, en muchos casos anacrónicos no brindan sus servicios a los ciudadanos. Razón por la cual, se ha planteado esta investigación en base a lo que ocurre, la relativa formación de los funcionarios impide tanto contratar como instruir y aplicar nuevas tecnologías. Los archivos de una institución son patrimonio e identidad de la misma, por lo que es imprescindible conservarlos en muy buen estado, ya que, la humedad y la inadecuada ventilación e iluminación hace que no sean aptos para conservar los documentos. Para la investigación fue necesario basarse en la internet, textos de biblioteca, asesoramiento de expertos en el tema y la colaboración del personal involucrado. Ratificada nuestra investigación, sobre la poca técnica en el manejo de los archivos de la Viceprefectura del Gobierno Provincial de Imbabura proponemos que las autoridades y toda la nómina de funcionarios y el Departamento de Secretaría en pleno, colaboran en la socialización del manual que ayude al mejor manejo de la información que se recibe y se envía de la Viceprefectura, y también el trámite, la conservación y el archivo de los documentos para poder luego de forma oportuna, rápida y con fácil acceso brindar a la institución, la comunidad y los ciudadanos un servicio de excelencia.