El proceso de digitalización del archivo de la Secretaría de la carrera de Contabilidad y Computación de la universidad Técnica del Norte y su influencia en la atención a los estudiantes, año 2013, propuesta alternativa.

Abstract

El trabajo de investigación se enfoca en la implementación de un archivo digital para mejorar el manejo de documentos estudiantiles y atención al usuario en la Facultad de Educación, Ciencia y Tecnología, razón que determinó la formulación de la investigación. “EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN DEL ARCHIVO DE LA SECRETARÍA DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y COMPUTACIÓN DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE Y SU INFLUENCIA EN LA ATENCIÓN A LOS ESTUDIANTES” por lo que se observó la necesidad de realizar un archivo digital para evitar el deterioro y pérdida de los documentos de los estudiantes; se desarrolló este trabajo de grado utilizando los métodos: Inductivo, Deductivo, Analítico y Estadístico y como técnica se utilizó la Encuesta; ésta se aplicó a los estudiantes de la carrera, obteniendo como resultado que, existe desorden y extravío de información causando malestar y pérdida de tiempo en la tramitación de documentos. Este proceso se inició con la organización de las carpetas estudiantiles por periodos académicos; luego clasificación de la documentación que contienen las carpetas, sacar binchas y grapas para después pasar al proceso de escaneo de los documentos originales, siendo guardados en PDF para evitar la manipulación de la información. Los documentos fueron guardados en carpetas por promoción con el nombre del estudiante y detallando el tipo de documento en personales, notas, actas de matrícula, entre otras. Una vez culminado el escaneo se elaboró un programa sencillo en Word con hipervínculos; luego la información escaneada se la ingresó a dicho programa. Finalmente, se guardó en medios de almacenamiento como CDs y disco duro con su respectivo respaldo para ser entregados a las secretarias de la carrera. Este sistema es muy útil, ya que toda la información digitalizada se encuentra en el ordenador y no es necesario ir al archivo en busca de los documentos físicos solicitados evitando el malestar en el usuario. Se deberá continuar ingresando la información de los estudiantes con la finalidad de mantener actualizado su archivo personal; lo propio deberá hacerse con los estudiantes nuevos, para de esta manera proporcionar atención de calidad al usuario externo. Finalmente con el respectivo análisis e interpretación de resultados de la investigación realizada, se ha llegado a conclusiones y recomendaciones orientadas a solucionar y mejorar la imagen de la institución.