El proceso de digitación del archivo de la Secretaría de la carrera de Psicología de la universidad Técnica del Norte año 2013, propuesta computarizada.

Abstract

La investigación se la realizó en la Secretaría de la Carrera de Psicología Educativa y Orientación Vocacional de la Universidad Técnica del Norte ubicada en la provincia de Imbabura, lugar donde se detectó algunos problemas de los archivos inactivos de esta secretaría tales como: deterioro, desorganización y pérdida de documentos de los estudiantes, además, el incremento de documentación redujo el espacio físico del archivo donde ocasionó el daño de importantes documentos por causa de la humedad, presencia de hongos, roedores, inadecuada ventilación e iluminación: características que hicieron no sea apto para la conservación de documentos. Una vez detectados los problemas en esta investigación se planteó objetivos importantes en el cual el objetivo principal es mejorar el proceso de archivar los documentos de los estudiantes, y los objetivos secundarios son: Diagnosticar condiciones actuales de los documentos, además, implementar un programa digital para administrar eficientemente el archivo, ingresar documentación escaneada al programa, y, socializar la propuesta con su respectiva aplicación. Según citas bibliográficas, existen normas las cuales manifiestan que los archivos de una institución son patrimonio e identidad de la misma, por lo que es necesario conservarlos en buen estado y excelente calidad. Un sistema de archivo debe cumplir funciones básicas como son: recibir, clasificar y distribuir de manera correcta la documentación que ingresa a la institución, por ultimo colocar ágil y eficazmente la documentación. Para este trabajo de grado se utilizó una metodología de investigación donde se aplicó diferentes tipos como: descriptiva, de campo, bibliográfica y especialmente propositiva, además se utilizaron métodos: inductivo, deductivo y estadístico. Otros instrumentos de investigación de suma importancia fueron: asesoramiento de expertos en el tema, encuestas con su respectivo análisis de interpretación, la colaboración del personal involucrado, lo cual fue satisfactorio para el cumplimiento de los objetivos propuestos. La secretaría de la Carrera de Psicología y Orientación Vocacional no contaba con un sistema de archivo digital por lo que era de incuestionable necesidad realizar cambios y así mejorar la organización de la documentación. Con la propuesta que se planteó, se logró mejorar el proceso de los archivos para cumplir la eficaz entrega de documentos cuando sean solicitados, además se tendrá una mayor facilidad para localizar de forma rápida y sencilla los documentos, evitando el menor esfuerzo y tiempo posible. Con la implementación del programa computarizado se obtuvo la gran ventaja de perfeccionar ligeramente la atención a los estudiantes, con lo que mejoró la presentación de los documentos y calidad de la secretaría.