Estudio comparativo de herramientas de software libre para la gestión documental en el Departamento Administrativo del Gobierno Municipal de Pedro Moncayo

Abstract

Esta tesis está desarrollada para solucionar un problema muy tedioso como es el manejo de grandes volúmenes de documentos y desorden en los mismos en el Departamento Administrativo del Gobierno Municipal de Pedro Moncayo, por medio de una herramienta libre de gestión documental para tener un manejo correcto y ordenado de los documentos. El Gobierno Municipal de Pedro Moncayo cuenta con una Intranet y con los equipos adecuados para la implementación del sistema; esto permite que todos los usuarios destinados a utilizarlo puedan acceder al mismo sin problemas y en el menor tiempo posible, además de acelerar el tiempo de búsqueda, la organización y categorización de los mismos; así como también el control y el flujo de documentos a nivel interno del departamento administrativo. El sistema de Gestión Documental esta implementado sobre el sistema operativo Linux Centos 5 de 64 bits; que es un sistema operativo que funciona como servidor y de licencia GPL (Licencia Pública General), es decir sin costo y de libre acceso al público. Se realizó la asignación de roles de usuario y de permisos para acceder a la información documental contenida en el sistema. El sistema funciona como cliente-servidor; esto quiere decir que está alojado en un servidor del departamento informático al cual todos los usuarios a manejar el sistema van acceder mediante un navegador web hacia la interfaz principal del sistema documental; donde de acuerdo al nombre de usuario y contraseña accederán a su espacio de trabajo y repositorio documental. En definitiva este software de libre alcance solucionó un problema como es el excesivo manejo de documentación física y lo más importante reducir el uso de papel en el departamento, logrando de esta manera contribuir con el medio ambiente y ofreciendo a los usuarios del departamento un buen servicio optimizando recursos y tiempo.