Estudio de la organización de los archivos y documentos y su incidencia en la atención al cliente en la dirección de Educación Intercultural y Bilingüe 10D03- Cotacachi en el año 2014

Abstract

El trabajo de las secretarias se enfoca en agilitar los procesos de atención al usuario, permitiendo cumplir con la misión establecida por la Institución mediante una capacitación permanente. La Dirección de Educación Intercultural y Bilingüe de Cotacachi, entidad donde se realizó este trabajo, necesita aplicar un modelo de seguimiento, organización y archivo de documentación. En esta investigación se identificó falencias en el área de Secretaria General desde donde se administra el ingreso de los documentos, no cuentan con un área de archivo centralizado y cada unidad administrativa maneja y lleva el control de los documentos que salen de la Institución, es así que, se evidencia el tiempo que lleva en la entrega de respuestas al usuario y tiempo en localizarla en caso de requerir dicha información, muchas veces causando malestar a ciertos clientes. Identificado el problema se procedió a recopilar información necesaria a través de una entrevista dirigida a los servidores públicos que laboran en la Institución y mediante una encuesta a los docentes, directores y estudiantes de las instituciones educativas del cantón Cotacachi, datos que nos permitieron realizar una propuesta de implementación de una guía de organización de los archivos y documentos para implementar un archivo centralizado, mismo que permitirá mantener una organización adecuada y dar seguimiento a los trámites de los usuarios. La propuesta de implementar una guía de archivo centralizado para mejorar los procedimientos de ingreso, organización, clasificación y conservación documental, servirá de consulta y seguimiento de cada trámite, de esta manera se busca reducir el tiempo que lleva localizar los trámites de los usuarios internos y externos. La guía es una recopilación de técnicas, procesos y demás normas que se emplean para obtener un archivo centralizado que agrupa toda la información generada en las dependencias administrativas en una sola área, mejorando la atención al cliente de la Dirección de Educación Intercultural y Bilingüe de Cotacachi.