Diagnóstico de la situación actual del archivo pasivo de expedientes estudiantiles de la Facultad De Ciencias Administrativas y Económicas de La Universidad Técnica del Norte, período 2015 - 2016

Abstract

Para identificar el problema a investigar, se realizó un diagnóstico del archivo pasivo de la Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas, del cual se pudo determinar que la organización en los expedientes estudiantiles no es la adecuada, ocasionando el deterioro de los documentos y la deficiente atención a los usuarios al momento de solicitar un trámite, este inconveniente se observa en todas las Carreras de la Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Una vez que se identificó la problemática se procedió a elaborar un banco de preguntas en formato de encuesta, para ser aplicado al personal de secretaría y estudiantes, con la finalidad de establecer el motivo que origina el problema. Con los resultados obtenidos y en base a la interpretación de cada una de las preguntas, se pudo presentar una propuesta alternativa de solución a través de una Guía para el proceso de digitalización de expedientes estudiantiles de graduados de la Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas, la misma que permitirá al personal encargado de los expedientes, conservar la información de cada uno de los estudiantes graduados en formato digital, evitando de esta manera el deterioro de los documentos con el paso del tiempo, además la atención brindada a los estudiantes será ágil y eficiente. El expediente estudiantil deberá contener todo el historial académico del estudiante, desde su ingreso a la Institución hasta la graduación, misma que constituye un archivo histórico de la Institución