Estudio sobre las condiciones del archivo de la Notaría Primera del Cantón Ibarra y su incidencia en la atención a los usuarios en el año 2013. Propuesta de un archivo computarizado

Abstract

Las notarías públicas son responsables por la redacción de distintos documentos públicos y privados, además garantizan la legalidad de los mismos y su plena eficacia, de esto nace la importancia de conservarlos en buen estado para evitar su deterioro físico; el sistema de archivos de documentos que actualmente maneja la notaría primera del cantón Ibarra, no brinda a los usuarios y a los funcionarios que en ella laboran, las condiciones más apropiadas para el acceso a dicha información, toda vez que el lugar donde se guardan todos los documentos es reducido y no se cuenta con un sistema de archivos que evite su deterioro, razón por la cual se presenta el presente trabajo de investigación con el fin de implementar en la notaría Primera del cantón Ibarra un sistema de archivos computarizado. Para ejecutar la investigación se realizaron encuestas a las unidades de observación compuestos por el Notario y los funcionarios, así como también a los usuarios de esta oficina. Se tabuló la información, se interpretaron los datos y se redactaron las conclusiones y recomendaciones, dentro de los cuales se puede evidenciar que se necesita presentar una propuesta para implementar el sistema de archivos computarizado, el cual permitirá manejar la información de toda la documentación que a diario se realiza en la notaría, de una forma ordenada y ágil. Con el estudio de campo realizado, se pudo evidenciar que tanto funcionarios como usuarios de la notaría están predispuestos a la implementación del sistema, puesto que así se conseguirá que se agilice el acceso a la documentación archivada, lo que mejorará sobremanera la atención a los usuarios, puesto que se podrá despachar sus requerimientos en el menor tiempo posible en comparación al que en la actualidad se requiere hasta buscar manualmente cada documento, además garantizará a los usuarios la perfecta conservación de dichos documentos para cuando ellos así los requieran para futuros trámites que ellos realicen.