Desarrollo e integración de un módulo de gestión documental en Oracle APEX para evaluar la trazabilidad, control y eficiencia de los movimientos documentales en el sistema actual de la Biblioteca de la Universidad Técnica del Norte (UTN)

Abstract

La gestión documental constituye un proceso fundamental en las instituciones de educación superior, ya que permite garantizar el control, la trazabilidad y la eficiencia en el manejo de la información administrativa. En la Biblioteca de la Universidad Técnica del Norte, este proceso se realizaba mediante registros manuales, lo que generaba retrasos, errores y dificultades en el seguimiento de los documentos. Ante esta problemática, el objetivo general de la presente investigación fue desarrollar e integrar un módulo de gestión documental en Oracle APEX que permita optimizar el control, la trazabilidad y la eficiencia de los movimientos documentales en el sistema actual de la biblioteca. Para ello, se aplicó una metodología ágil de desarrollo de software basada en Extreme Programming (XP), la cual permitió realizar entregas iterativas y validar progresivamente el sistema. La validación de la solución se realizó mediante el modelo de éxito de sistemas de información de DeLone y McLean, utilizando un cuestionario de percepción aplicado al personal bibliotecario y una rúbrica de medición de tiempos de ejecución. Los resultados evidenciaron una alta aceptación del sistema, con valores promedio superiores a 4,5 en todas las dimensiones evaluadas, así como una reducción aproximada del 70,6 % en el tiempo de registro de movimientos documentales. En conclusión, el módulo implementado optimiza significativamente la gestión documental de la biblioteca, mejora la eficiencia operativa y contribuye a la toma de decisiones institucionales, consolidándose como una herramienta tecnológica efectiva para el control y seguimiento de documentos.