Estudio y comparación de tres herramientas de software libre para el manejo documental de dos procesos en la Facultad de Ingeniería en Ciencias Aplicadas

Abstract

La Gestión Documental es un término cada día más conocido e investigado en nuestro ambiente laboral, el Gobierno de nuestro país en conjunto con la Subsecretaria de Informática han venido dando grandes pasos para el manejo de documentos electrónicos dentro de las empresas gubernamentales, de la misma manera ocurre con empresas privadas, quienes nos dan a conocer que con una buena infraestructura tecnológica podemos ahorrar costos y que mejor haciendo uso de software libre el cual nos brinda apoyo en nuestra Gestión Documental . Al realizar la investigación de herramientas de software libre hemos encontrado normativas para el uso de software libre en las instituciones de gobierno como es el decreto 1014, existen además leyes que amparan el uso correcta de la gestión documental y normativas que aprueban el correcto uso de documentos electrónicos con firmas electrónicas para dar mayor validez legal. Existen varias herramientas de Gestión Documental escoger la adecuada resulta difícil pero debemos escoger la que más se adapte a las necesidades de cada institución, en el caso de nuestra Facultad he escogido Alfresco ya que además de poseer soporte local y experiencia en la Asamblea Nacional es de fácil uso, además cada día a venido mejorando para brindar un mejor servicio. Los procesos que se automatizaron para el uso de documentos electrónicos, me ha permitido darme cuenta de que el uso de Software de Gestión Documental es primordial en una institución ya que ahorra costos, aumenta la productividad de los trabajadores, aumenta la eficacia, permite organizar de mejor manera nuestra información y espacios de trabajo, evitando además el uso de papel impreso que ocupa lugares físicos en las oficinas.