Factores que inciden en la organización del archivo de las notarías del cantón Pedro Moncayo en el año 2016-2017

Abstract

Las Notarías del Cantón Pedro Moncayo son entidades encargadas de la custodia de documentos públicos de actos o hechos jurídicos, que las personas naturales, jurídicas, instituciones públicas y privadas, tienen la necesidad de generar y dar la correspondiente legalidad ante un notario público, para que justifiquen la veracidad del contenido, documentos en físico que serán emitidos un copia certificada por parte del notario y quedando las originales en total resguardo y a su responsabilidad. Por ello es importante que los funcionarios apliquen técnicas de archivo y tomen en cuenta factores que inciden al momento de organizar la documentación, ya que al estar en constante manipulación corren el riesgo de sustracción por individuos, infraestructura inapropiada, ventilación, humedad y luz inadecuada que ocasiona deterioro de los documentos y desorganización. Por este motivo se desarrolló una investigación fundamentada en conceptos de archivo y su clasificación, valoración documental, documentos notariales, y aspectos de conservación y preservación, mediante métodos y técnicas de estudio que proporcionaron información relevante con el fin de hacer un análisis, para proponer un manual sencillo y de fácil comprensión, con técnicas de organización, conservación y preservación documental para que los funcionarios conozcan y apliquen estos aspectos al organizar el archivo notarial; de esta manera mejoren su desempeño laboral, satisfacción a los usuarios, optimización del tiempo, resguardo de los documentos, y lo primordial permitirá proyectar una buena imagen institucional a nivel local, cantonal y nacional. Finalmente se concluye y se recomienda aspectos en beneficio de las notarías del Cantón Pedro Moncayo.